データ その4 - にゃん吉一代記
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データ その4



データベースでできる最も役立つと思われる部分が、データの抽出やリレーションだろう。
これは、クエリと書かれたところで使うことができる。
フォームやレポートは、個人的に使用するなら、あまり深く覚えなくてもいいと思う。
抽出やデータの表示非表示は、アクセスやベースを使えば、テーブルのデータはそのままで必要なものだけを抜き出せる。
ひとつのデータのために、いくつものファイルが必要にならない。
パソコンの動作も重くなりにくい。


010.png

例を示すために、郵便局のホームページから、神奈川県の郵便番号データをダウンロードしてきた。
全国一括でもいいのだが、ちょいとデータが重くなる。
あまりに多すぎるとわかりにくいし。


011.png

クエリを選択する。
まだ何も作っていないので下のウインドは何も表示されていない。
ここでクエリを作る。

慣れない内は、ウイザードを使って検索条件や表示条件を入力するほうが、わかりやすいだろう。


012.png

左には選択したテーブルのフィールドが表示されている。
ちなみに、郵便局のデータにはフィールド名が付いていないので適当なフィールド名をつけてやらないと後で迷う。
後にやるかもしれないリレーションの時には、このあたりをきちんとしておかないと、せっかくのデータが使えないものになる。
最初のちょっとした手間が、あとあとで役に立つのだ。


013.png

ウイザードでは、最初にテーブルの中の必要なデータのみをクエリ内のデータとして選ぶことができる。
必要なデータのみを図のようにクエリ内のデータに中央の矢印を使って移す。
ここで利用したデータもテーブル内から消えるわけではない。
失敗したなら、やりなおせばいいので気楽にやってみよう。


014.png

そのまま完了を押すと、テーブル内の全部のデータがクエリとなって完成する。
左下にレコードと書かれてある部分が、このクエリの総数である。
抽出すると当然、数は減っていく。


015.png

次へを押すと、データの並べ替えの基準が出てくる。
何かの順に並べたければ使えばいが、ここではそのまま次に進もう。


016.png

次が、抽出のウイザードになる。
選択したフィールドに条件に合うデータがあれば、それを抽出するのだ。
この時に、選択の条件を間違って入力すれば正しく抽出できないので注意しよう。

文字は抽出条件として適するものではないので、何らかの数字などに置き換えるほうが確実だが、データがきちんとしていれば、それなりに抽出できる。

この時の抽出条件の意味を知らないと、抽出は難しい。
次のものに等しい  フィールドのデータと全く同じものを抽出する。
例えば、フィールドの市町村区に条件を入力するとしたら、「横浜市神奈川区」と条件を入力すれば、いくつかのデータが抽出されるが、「横浜市」とだけ入力したのでは、データは抽出されない。

017.png

フィールド市町村区に、「横浜市神奈川区」と入力して、次のものに等しいで抽出したクエリである。
レコードは、79となっている。


次のものに等しくない フィールドのデータと全く同じもの以外を抽出する。
これは、等しいの逆で、全く同じもの以外を抽出するのである。「横浜市神奈川区」と入力すれば、横浜市神奈川区のみが除外されたデータを抽出する。

018.png

フィールド市町村区に、「横浜市神奈川区」と入力して、次のものに等しくないで抽出したクエリである。
レコードは、2207となっている。

最初に条件なしで作ったクエリのデータは、2286であった。横浜市神奈川区のデータは、79。
横浜市神奈川区以外のデータは、2207。
足し算をしてみれば、データが正しく抽出されているかどうかの目安となる。

次のものより大きい 数で抽出するための条件である。
郵便番号では、数を競わせて抽出しても意味がない。
財務的なデータでは役に立つ抽出である。

神奈川県の郵便番号は、「210-0000」から「259-1335」までのようである。
このデータベースは郵便番号の「-」は省略されている。
あとで付けることもできるが、今回は「2500000」より大きいものを抽出してみよう。

019.png

フィールド郵便番号、抽出条件は次のものより大きいで、値に2500000を入力して抽出したクエリだ。
データは、758である。

次のものより小さい 数で抽出するための条件である。
先ほどの逆の条件になる。

020.png

フィールド郵便番号、抽出条件は次のものより小さいで、値に2500000を入力して抽出したクエリだ。
データは、1527である。

さきほどのデータは、758で今回のデータは、1527である。
足し算すると、2285となり、データがひとつ足りない。

021.png

これは、どちらのデータにも、「2500000」が含まれていないからである。

抽出の条件は、きちんと決められるので注意しないと、データとして役立たなくなることもある。
たとえば、月に100万円以上の売上げの社員に、ご褒美を出すときに売上高で抽出をかけて、「100万円より大きい」で抽出すると、ちょうど「100万円」の売上げの社員は除外されてしまう。


疲れたので、本日はここまで。






もうすぐ夏休みなのである。
夏休みの過ごし方も考えるのである。




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